Case – Contas a Pagar
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Diversos -
Novo Mundo -
2021 -
Contas a Pagar
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Objetivo
Organizar e coordenar o controle pelo grupo Novo Mundo, onde os documentos para pagamento originados nas empresas coligadas são processados no departamento de Contas a Pagar da Holding Martins Ribeiro.
Cenário encontrado
Os colaboradores das áreas administrativas nas 54 empresas coligadas do Grupo Martins Ribeiro faziam a impressão de aproximadamente 2500 documentos mês, que deveriam receber a aprovação do Diretor responsável, digitalizar o documento e enviar por e-mail para o Departamento de Contas a pagar / Tributário / Contábil, onde os responsáveis pelas entrada dos documentos nos sistemas de ERP e Contábil da Holding Martins Ribeiro, faziam a análise e escrutínio dos documentos. Nessa situação, com falta de controle de datas do recebimento do documento ou não padronização do envio dos documentos, deixavam margem para problemas de perda de documentos ou prazos razoáveis para correções e o devido trâmite dos documentos
Solução Implementada
Todos os colaboradores das áreas responsáveis pela submissão de documentos, agora preenchem um formulário padronizado, onde as informações necessárias para a avaliação e aprovação em cada uma das etapas, se tornaram mais dinâmicas e controladas. Em cada coligada a visualização do status de documentos é individualizada, assim, todos os colaboradores de uma mesma coligada pode verificar o andamento dos documentos próprios e ou geral da coligada Cada um dos Diretores aprovam ou reprovam os documentos, indicando a motivação de cada uma das decisões. Documentos não conforme de qualquer coligada, é analisado pelo departamento de Contas a
Pagar, retornando se necessário ao devida área/coligada solicitante, mantendo-se um histórico de todas as atividades e pendências do documento