Case – Gestão de Contratos
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Diversos -
Novo Mundo -
2021 -
Gestão de Contratos
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Solução Implementada
Os colaboradores submetem os contratos através de um formulário padrão onde todas as
informações necessárias para a análise pela Assessoria Jurídica.
O jurídico interno já tendo acesso a minuta, verificando se todos os documentos necessários e
com as informações informadas pelo solicitante válida a firma e poderes dos assinantes
indicados pela contratada.
Após a conferência e ajustes efetuados na minuta do contrato, devidamente ajustada pela
assessoria jurídica e submetida no sistema, é iniciado o processo de assinatura determinando
através das regras de alçada de poderes são determinados os participantes no processo de
assinatura eletrônica, um diretor, dois diretores e a necessidade da assinatura do presidente
do conselho ou do presidente da empresa, a depender do valor total do contrato.
Todos os pareceres dados pelos departamentos envolvidos são armazenados e
disponibilizados de forma simples durante o fluxo do processo.
Objetivo
Normalizar e controlar a solicitação de análise pela Assessoria Jurídica de minutas de
contratos a serem celebrados pelas empresas coligadas do grupo Novo Mundo com
empresas contratadas, disponibilizando o acompanhamento pelo departamento jurídico
interno na Holding Martins Ribeiro e implementar o processo de assinatura digital seguindo
as novas diretrizes de alçadas e poderes pelos diretores da Novo Mundo.
Cenário encontrado
Os colaboradores enviavam as minutas de contratos desejados para análise diretamente para
a assessoria jurídica por e-mail, sem haver controle de prazos e a revelia do jurídico interno da
Novo Mundo e não seguindo o formato necessário tornando o processo de assinatura de
contratos não eficiente.